Manajemen stok sangat berpengaruh dalam menentukan laba. Banyak pemilik toko yang mengalami kendala dalam mengelola persediaan produknya. atau bahkan menganggap manajemen stok tidak terlalu penting. Padahal pengelolaan stok yang optimal dapat mengoptimalkan laba bersih yang didapatkan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Bagaimana itu bisa terjadi? Pertama pengelolaan stok yang optimal otomatis akan dapat mengurangi kerugian yang tidak perlu yang disebabkan oleh kelebihan stok, sehingga tidak lagi harus membuang produk yang tidak laku. Disisi lain, dengan pengelolaan stok yang tepat kita juga bisa menghindari kekosongan stok yang dapat menyebabkan kekecewaan pada pelanggan yang mencari produk tersebut namun ternyata stok kosong.

Meski kelihatannya sederhana, namun pengelolaan stok yang optimal akan sangat berdampak signifikan terhadap bisnis. Apalagi jika bisnis Anda menjual produk fast moving dengan jumlah produk yang banyak dan sangat beragam. Berikut adalah 5 kesalahan umum yang harus Anda hindari dalam manajemen stok dan solusinya.

Tidak Punya Catatan yang Rapi

Banyak UMKM masih mengandalkan ingatan atau catatan manual di kertas untuk menghitung stok. Selain ribet, pencatatan manual seperti ini juga sangat rawan terjadi human error. Apalagi jika jumlah produk dan transaksi yang harus dicatat banyak, mengandalkan ingatan dan catatan manual justru dapat membuat kita kewalahan dan sangat mungkin salah dalam mengingat. Akibatnya, mudah terjadi salah hitung dan stok jadi tidak akurat.  Solusinya, gunakan sistem sederhana seperti Excel/Google Sheets atau aplikasi kasir yang punya fitur manajemen stok. Dengan begitu, setiap keluar-masuk barang langsung tercatat dan data lebih akurat.

Tidak Melakukan Stock Opname Rutin

Tanpa pengecekan rutin, sering kali catatan stok berbeda dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang. Ini bisa bikin bingung saat ada pesanan masuk. Jadwalkan stock opname mingguan atau bulanan. Dengan pengecekan rutin, perbedaan catatan bisa segera diketahui dan dikoreksi sebelum menimbulkan kerugian. Semakin cepat kita mengetahui perbedaan stok tercatat dengan stok real semakin mudah untuk kita melakukan penyesuaian stok dan mencari tahu factor yang menyebabkan perbedaan itu. Jangan sampai dalam catatan stok tertera ada, namun ternyata saat ada pelanggan yang ingin membeli stok kosong. Hal ini bisa membuat pelanggan menjadi kecewa.

Overstock & Dead Stock

Membeli terlalu banyak barang tanpa perhitungan sering membuat stok menumpuk dan tidak terjual (dead stock). Barang yang lama disimpan juga bisa rusak atau usang. Apalagi jika produk yang kita jual adalah produk dengan masa kadaluwarsa yang cepat, membuat prediksi jumlah stok yang dibutuhkan adalah krusial. Solusinya, analisa tren penjualan untuk menentukan jumlah stok yang ideal. Belilah stok sesuai kebutuhan, bukan sekadar karena ada harga murah dari supplier

Tidak Memanfaatkan Data Penjualan

Banyak UMKM menyiapkan stok hanya berdasarkan perkiraan. Padahal pola belanja konsumen bisa diprediksi dari data penjualan sebelumnya. Solusinya, gunakan data penjualan untuk melihat tren musiman, hari ramai, atau produk favorit. Dengan prediksi ini, stok bisa lebih terkontrol dan tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan. Untuk mendapatkan laporan ini dengan mudah dan akurat, gunakan aplikasi kasir. Aplikasi kasir banyak yang menyediakan laporan penjualan secara real time. Agar laporan yang dihasilkan akurat, pastikan setiap transaksi yang terjadi di toko tercatat di system aplikasi kasir.

BACA JUGA: LIMA STRATEGI MENENTUKAN JUMLAH STOK SAAT BARU BUKA TOKO

Manajemen Gudang Tidak Teratur dan Efisien

Tata letak gudang yang buruk dan penempatan barang yang sembarangan bisa menciptakan banyak masalah seperti pencarian barang lama dan kerusakan. Bayangkan saat ada pelanggan yang mencari produk tertentu. Produk tersedia di gudang, tapi karyawan Anda malah kesulitan mencarinya, karena tata letak yang tidak teratur. Pelanggan bisa kabur sebelum  produknya ditemukan. Meskipun terlihat sederhana, namun tata letak dan penempatan barang digudang yang jelas dan teratur akan sangat membantu efisiensi operasional dan meminimalisir kerugian akibat kerusakan produk. Solusinya, rancang kembali tata letak gudang agar lebih mendukung alur pergerakan barang yang efisien, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengeluaran.

Kesimpulannya, manajemen stok yang rapi bukan hanya soal catatan, tapi juga strategi. Dengan catatan jelas, pengecekan rutin, dan pemanfaatan data, UMKM bisa mengurangi kerugian, menjaga arus kas, dan memastikan pelanggan selalu puas karena barang yang mereka cari selalu tersedia.

Optimalkan manajemen stok Anda dengan menggunakan program toko IPOS 5 yang sudah dilengkapi dengan fitur manajemen stok lengkap termasuk di dalamnya fitur stok opname hingga manajemen serial. IPOS 5 juga sudah dilengkapi dengan berbagai laporan informatif seperti laporan penjualan, laporan penjualan item terbaik, laporan persediaan, hingga grafik kedatangan pelanggan, sehingga memudahkan Anda untuk menganalisa tren penjualan untuk memprediksi jumlah stok yang dibutuhkan. Klik disini untuk informasi lebih lanjut.

 

Tags: kelola bisnis, kelola persediaan, manajemen stok